Офіційний сайт Куп’янської міської ради, міського голови, виконавчого комітету
Міська влада | Виконавчі органи | РЕГЛАМЕНТ виконавчого комітету Куп’янської міської ради
РЕГЛАМЕНТ виконавчого комітету Куп’янської міської ради

ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                             рішенням виконавчого комітету

                                                                                             Куп’янської міської ради

                                                                                             від 18.08.2015 року  № 330

 

РЕГЛАМЕНТ

виконавчого комітету Куп’янської міської ради

 

Розділ 1.

 Загальні положення

1. Цей регламент є нормативним документом, який визначає організацію роботи  виконавчого комітету міської ради, управлінь та  відділів  виконавчих органів міської ради.

2. Затвердження, скасування регламенту, внесення до нього змін і доповнень здійснюється рішенням виконавчого комітету міської ради.

3. Дотримання регламенту обов'язкове для  виконавчого комітету міської ради, управлінь та відділів виконавчих органів міської ради.

Розділ 2.

Основи діяльності виконавчого комітету міської ради

1. Виконавчим органом міської ради є її виконавчий комітет, який утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень ради виконавчий комітет здійснює свої повноваження до затвердження нового складу.

2. Кількісний та персональний склад виконавчого комітету визначається та затверджується міською радою за пропозицією міського голови.

3. Виконавчий комітет утворюється у складі міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, керівників управлінь виконавчих органів міської ради, інших осіб. До складу виконкому не можуть входити депутати міської ради, крім секретаря ради.

4. Виконавчий комітет міської ради є підзвітним і підконтрольним міській раді, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади - також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

5. Виконавчий комітет міської ради є юридичною особою, має власну печатку, рахунки у фінансових установах.

6. Повноваження виконавчого комітету:

  1. здійснює поточне планування заходів у виконавчих органах міської ради,  раз на півроку ;
  2.  розробляє та затверджує перелік питань, які плануються на розгляд виконавчого комітету;
  3.  має право змінювати або скасовувати прийняті ним рішення ;
  4. забезпечує вирішення всіх питань, які віднесені до його компетенції чинним   законодавством України;
  5.  здійснює делеговані міською радою повноваження;
  6. є незалежним у виборі форм і методів при здійсненні своєї виконавчої діяльності.

Розділ 3.

Основи діяльності виконавчих органів міської ради

1. Управління, відділи міської ради утворюються міською радою за поданням міського голови.

2. Виконавчі органи міської ради є підзвітними і підконтрольними міській раді, підпорядкованими її виконавчому комітету та міському голові.

3. Положення про структурні підрозділи (виконавчі органи) міської ради затверджуються міською радою.

Розділ 4.

Взаємодія з громадськістю та засобами масової інформації

1. Діяльність виконавчого комітету міської ради, її виконавчих органів є відкритою та прозорою, що забезпечується шляхом розміщення інформації про неї на офіційному сайті міської ради, публікацій у засобах масової інформації, виступів на телебаченні та радіо керівних працівників виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради.

2. Інформація про діяльність виконавчого комітету, управлінь та відділів виконавчих органів міської ради надається громадянам, юридичним особам, органам державної влади, а також представникам засобів масової інформації відповідно до закону.

Розділ 5.

Організація роботи виконавчого комітету та виконавчих органів міської ради

§ 1. Планування роботи

Перспективне й поточне планування роботи виконавчого комітету Куп’янської міської ради є одним з основних інструментів організаційного забезпечення виконавчими органами міської ради реалізації завдань економічного та соціального розвитку міста.

Робота виконавчого комітету Куп’янської міської ради, управлінь, відділів, служб проводиться за перспективними та поточними планами роботи.

1. У перспективний план роботи вносяться такі основні розділи:

  1.  основні напрямки роботи;
  2.  організаційна робота ( питання, які виносяться на розгляд виконавчого комітету міської  ради в плановому порядку, а також в плані контролю; питання, які виносяться на апаратні наради з керівниками відділів та служб; семінари та інші загальноміські заходи, тощо);
  3.  робота по розробці та виконанню загальноміських програм;
  4.  загальноміські заходи;
  5.  робота з кадрами;
  6.  фінансово-економічна діяльність;
  7.  охорона праці;
  8.  робота з матеріально-технічного забезпечення;
  9.  інші питання діяльності виконавчого комітету.

2. Плани роботи розробляються на основі доручень та пропозицій міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради згідно функціональних обов’язків, керуючого справами виконавчого комітету  міської ради, членів виконавчого комітету, начальників управлінь, відділів та інших служб. Пропозиції повинні містити відповідні обґрунтування.

3. Формування планів роботи здійснюється структурними підрозділами  міської ради. Узагальнені плани формуються у загальному відділі виконавчого комітету міської ради.

4. Встановлюється такий порядок підготовки та затвердження перспективного плану роботи виконавчого комітету міської ради:

- плани роботи підрозділів виконавчого комітету міської ради надаються до загального відділу виконавчого комітету не пізніше 20 листопада поточного року;

- загальний відділ виконавчого комітету узагальнює плани робіт, готує проект перспективного плану роботи виконавчого комітету міської ради на наступний рік та не пізніше, ніж за 20 днів до кінця року вносить його на узгодження міському голові, заступникам міського голови, начальникам управлінь, керуючому справами;

- після доопрацювання проекту плану з урахуванням можливих зауважень загальний відділ виконавчого комітету готує проект рішення виконавчого комітету міської ради про затвердження перспективного плану роботи та виносить його на останнє в поточному році засідання виконавчого комітету.

5. Місячні плани роботи виконавчого комітету міської ради розробляються з урахуванням окремих планів роботи не пізніше, ніж до 13 числа кожного наступного місяця, вносяться до загального відділу виконавчого комітету, який формує зведений план роботи виконавчого комітету і не пізніше, ніж за два дні до початку планового періоду, направляє його міському голові на затвердження. Затверджений план направляється секретарю ради, заступникам міського голови, керуючому справами, керівникам виконавчих органів ради.

6. Загальний контроль за виконанням перспективного плану роботи здійснює керуючий справами.

7. Додаткові (позапланові) питання вносяться до затвердженого плану роботи за рішенням виконавчого комітету. Виключення із плану роботи здійснюється за дозволом міського голови на підставі службової записки заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради з наступним затвердженням змін на засіданні виконавчого комітету.

§ 2. Визначення повноважень керівництва виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради та інших працівників виконавчих органів міської ради

1. Міський голова є головною посадовою особою територіальної громади міста та окремим суб’єктом в системі місцевого самоврядування. Міський голова очолює виконавчий комітет міської ради, головує на його засіданнях. Повноваження міського голови, в тому числі щодо звітування визначаються Законами України.

2. Секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету здійснюють свої повноваження відповідно до розпорядження міського голови, в якому визначаються:

- перелік закріплених за відповідним заступником обов’язків;

- перелік структурних підрозділів міської ради, комісій, утворених виконавчим комітетом, установ та організацій, діяльність яких спрямовується та координується відповідним заступником.

Обов’язки керівника структурного підрозділу (виконавчого органу) міської ради визначаються відповідним положенням. Обов’язки інших працівників визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету для працівників, які їм безпосередньо підпорядковані.

§ 4. Виконання повноважень міського голови у разі його відсутності

У разі відсутності міського голови у зв’язку з відпусткою, відрядженнями чи хворобою його повноваження виконує:

  1. заступник міського голови, повноваження зазначені в частині 4 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» за виключенням питань, які стосуються діяльності міської ради.
  2. секретар міської ради, повноваження, зазначені в частині 4 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», за виключенням питань, які стосуються діяльності виконавчого комітету міської ради.

§ 5. Консультативні дорадчі та інші допоміжні органи

Виконавчий комітет міської ради для забезпечення здійснення своїх повноважень утворює комісії та інші допоміжні органи, затверджує або змінює їх склад, керує їх роботою. Засідання утворених виконавчим комітетом міської ради комісій проводиться згідно з їх положенням. Підготовка, проведення і документальне оформлення цих засідань забезпечується відповідальними секретарями, визначеними керівниками зазначених органів. Протокол засідань комісій та інших дорадчих органів оформляється не пізніше, ніж через 3 дні після засідання.

Розділ 6.

Засідання виконавчого комітету міської ради

§ 1. Скликання засідань виконавчого комітету

1. Скликання засідань виконавчого комітету міської ради здійснюється міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.

2. Засідання виконавчого комітету проводяться кожний третій вівторок місяця о 14 годині у приміщенні виконавчого комітету за адресою: м. Куп’янськ,вул. Леніна, буд. 3. У випадку необхідності може бути скликано позачергове засідання виконавчого комітету. За окремих умов може проводитись засідання виконавчого комітету на виїзді. Рішення про це приймає міський голова. Засідання є правомочними, якщо в них беруть участь більше половини від загального складу виконавчого комітету.

3. Загальна підготовка засідань виконавчого комітету покладається на керуючого справами виконавчого комітету міської ради.

§ 2. Кворум

1. Засідання виконавчого комітету міської ради вважається правочинним, якщо на ньому присутні більше ніж половина загального складу виконавчого комітету.

2. Члени виконавчого комітету міської ради беруть участь у засіданні особисто.

3. Член виконавчого комітету міської ради може бути відсутній на засіданні лише у разі відпустки, відрядження, а також через хворобу чи з інших поважних причин. Питання щодо своєї відсутності, зумовленої поважними причинами, член виконкому узгоджує з міським головою.

§ 3. Порядок підготовки матеріалів для розгляду на засіданні виконавчогo комітету

1. На засідання виконавчого комітету виносяться питання, які затверджені в плані засідань виконавчого комітету на поточний рік і визначають напрямки життєдіяльності територіальної громади.

2. Перелік основних питань, що плануються до розгляду на засіданнях виконавчого комітету в наступному році, у листопаді та травні місяці поточного року загальним відділом виконавчого комітету направляється у відповідні служби.

3. При виникненні необхідності розгляду на засіданні виконавчого комітету позапланового питання, воно виноситься, за погодженням з міським головою, за місяць до засідання або в терміновому порядку. Порядок підготовки позапланових і термінових матеріалів такий, як і для планових питань.

4. Термінове питання може виноситися на засідання міським головою, секретарем ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, членами виконавчого комітету.

5. Керуючий справами контролює своєчасність  підготовки, строки подання, правильність оформлення  проектів рішень  для їх розгляду на засіданні виконавчого комітету.

6. Організаційно-технічне забезпечення засідань виконавчого комітету покладається на загальний відділ виконавчого комітету.

7. Відповідальність за підготовку рішення несе керівник виконавчого органу (начальник управління, начальник відділу), на якого відповідно до резолюції міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету, покладено організацію підготовки проекту рішення.

8. Формування змісту порядку денного проводиться керуючим справами за планом роботи виконавчого комітету, поданнями: міського голови, заступників міського голови, начальників відділів і служб, підприємств, організацій, закладів міста, керівників правоохоронних органів; за поданнями громадян, за рішеннями, прийнятими на попередніх засіданнях виконавчого комітету.

9. Порядок денний після його формування затверджується міським головою або особою, яка тимчасово виконує його обов’язки.

§ 4. Підготовка матеріалів

1. Листи, заяви, подання, клопотання фізичних або юридичних осіб розглядаються і візуються міським головою і направляються для подальшої роботи відповідно до адресної резолюції;

2. Виконавець у термін, встановлений чинним законодавством України, розглядає документ і проводить роботу з підготовки проекту рішення виконавчого комітету або доповідної записки про недоцільність розгляду питання на засіданні виконавчого комітету, або переносу терміну його розгляду. У необхідних випадках за розпорядженням міського голови створюється тимчасова комісія, яка готує необхідний матеріал для проекту рішення;

3. Проекти рішень виконкому, що підлягають обговоренню, оприлюднюються на сайті міської ради не пізніше, ніж за 20 робочих днів до засідання виконкому. У випадку порушення строків підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому керуючий справами доповідає міському голові, який приймає рішення про доцільність розгляду питання;

4. Посадова особа загального відділу приймає від посадових осіб виконавчих органів  міської ради проекти рішень виконкому в електронному вигляді тільки при пред’явленні паперового носія.

5. Паперовий проект рішення повинен мати «лист-погодження» (для основних питань – «лист-погодження» разом з запрошеними та розсилкою), підписаний посадовою особою юридичного відділу виконавчого комітету міської ради, профільним заступником та міським головою – обов’язково.

6. Виконавець протягом 20 робочих днів може доопрацьовувати проект рішення, при  необхідності вносити до нього зміни.

7. До порядку денного вносяться проекти рішень, об’єднані у групи відповідно до їх належності сферам життєдіяльності міста (наприклад: землекористування, питання соціального захисту, комунального господарства, освіти, тощо);

8. Встановлюється перелік відділів апарату виконавчого комітету, виконавчих органів ради, які мають дозвіл на підготовку проектів рішень виконавчого комітету:

  1. відділи виконавчого комітету;
  2. відділ освіти;
  3. управління економіки;
  4. управління фінансів;
  5. управління житлово-комунального господарства, архітектури  та містобудування;
  6. управління праці та соціального захисту населення;
  7. управління культури, молоді та спорту.

9. Заступники міського голови, начальники управлінь і відділів погоджують (підписують) проект рішення і несуть відповідальність за його зміст.

10. За дорученням виконавчого комітету проекти рішень можуть готуватись окремими організаціями (наприклад: бюро технічної інвентаризації, військовим комісаріатом, тощо).

11. Встановлюється перелік документів, на підставі яких проводиться робота по підготовці проекту рішення виконавчого комітету:

  1. доповідна записка посадової особи, яка є підставою для підготовки проекту рішення;
  2. первинні документи (листи юридичних і фізичних осіб, розрахунки, довідки; допускається написання «від руки», розбірливо);
  3. акти, експертні висновки, угоди;
  4. в окремих питаннях – графічні матеріали;
  5. аналіз регуляторного впливу;
  6. перелік осіб, запрошених на засідання виконавчого комітету (основні питання);
  7. реєстр розсилки рішення.

12. Перелік таких документів у кожному випадку встановлюється, виходячи з вимог чинного законодавства.

13. Проекти рішень виконавчого комітету проходять перевірку на відповідність діючому законодавству у юридичному відділі виконавчого комітету, про що робиться позначка у вигляді особистого підпису посадової особи юридичного відділу відповідно до вимог інструкції з діловодства.

14. За чотири робочих дня до засідання виконкому виконавець передає загальному відділу виконавчого комітету остаточний варіант проекту рішення із завізованим листом-погодженням та розсилкою в кількості п’ять примірників, доповіді та інформації в кількості трьох примірників. Пізніше цього строку матеріали можуть прийматись тільки з дозволу керуючого справами виконкому.

15. Начальник загального відділу формує порядок денний виконкому та передає його  керуючому справами.

16. Питання на розгляд виконавчого комітету виносяться міським головою, секретарем ради, заступниками міського голови, керуючим справами, депутатами міської ради, членами виконавчого комітету.

17. Проекти рішень з основних питань, довідки до них, що готуються до розгляду на черговому засіданні виконавчого комітету, керуючий справами передає  до загального відділу виконавчого комітету не пізніше,  ніж за 4 дні до дня засідання.

18. Посадова особа загального відділу протягом понеділка, що передує засіданню виконкому, проводить тиражування та формування документів на засідання виконкому.

 § 5. Учасники засідання

1. На засіданнях виконавчого комітету присутні начальник загального відділу виконавчого комітету, начальник юридичного відділу виконавчого комітету, запрошені посадові особи міської ради.

2. На засідання виконавчого комітету міської ради можуть запрошуватись, у разі необхідності, керівники та фахівці установ, організацій та підприємств, яких стосується питання, що обговорюється. Список таких осіб складає керівник виконавчого органу міської ради, відповідальний за підготовку питання.

3. У засіданнях виконавчого комітету можуть брати участь депутати усіх рівнів, керівники громадських рад, інших організацій та громадяни за погодженням з керуючим справами виконкому на підставі повідомлення за особистим підписом керівника громадської ради, організації, тощо, що надійшло до дня проведення засідання (але не пізніше ніж за 24 години до його проведення). Якщо кількість депутатів усіх рівнів, членів громадських рад, інших організацій та громадян, які бажають взяти участь у засіданні, перевищує кількість визначених місць у приміщенні, де проводиться засідання виконкому, для їх розміщення, у засіданні беруть участь депутати міської ради пропорційно кількості представників від постійних комісій та кількості членів громадських рад, інших організацій та громадян, які виявили бажання взяти участь у засіданні.

4. Загальний відділ виконавчого комітету забезпечує реєстрацію запрошених учасників засідання, а реєстрацію запрошених з основних питань здійснюють працівники виконавчого органу міської ради, відповідального за підготовку питання, з подальшою передачею списку запрошених міському голові до початку засідання.

§ 6.  Засідання виконавчого комітету

1. Члени виконавчого комітету не пізніше, ніж за два дні до засідання, можуть бути ознайомлені з порядком денним і матеріалами з усіх основних питань, що виносяться на розгляд у загальному відділі виконкому.

2. До основних питань, що виносяться на засідання виконкому, додається «лист – погодження» який містить: всі необхідні візи; списки запрошених із зазначенням прізвища, ім’я та по батькові, посади;  перелік на розсилку. Листи - погодження передаються до загального відділу  виконавчого комітету одночасно з іншими матеріалами.

3. Оповіщення членів виконавчого комітету про час та місце проведення засідання виконавчого комітету проводиться загальним відділом.

4. Оповіщення запрошених осіб здійснюється керівниками підрозділів, які готували питання до розгляду.

5. Організацію проведення засідання, його протоколювання здійснює загальний відділ виконавчого комітету.

6. Засідання виконавчого комітету веде міський голова, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», заступник міського голови.

7. Порядок денний і порядок розгляду питань, включених до порядку денного, затверджуються членами виконавчого комітету на початку засідання.

8. Для доповіді з основного питання на засіданні виконавчого комітету надається не більше 15 хвилин, співдоповіді – 10 хвилин, виступів у дебатах – 5 хвилин, довідок – 3 хвилини.

9. Члени виконавчого комітету на засіданні мають право:

- вимагати від доповідачів і запрошених роз’яснень щодо питань, які розглядаються;

- брати участь в обговоренні всіх питань;

- пропонувати прийняття проектів рішень, змін та доповнень до них або перенесення розгляду питання на наступне засідання

- вносити пропозиції до проекту рішення.

10. Запрошені на засідання мають право:

- брати участь в обговоренні винесеного питання;

- надавати довідки з питань, що розглядаються;

- задавати доповідачу питання.

11. Рішення виконавчого комітету міської ради приймаються колегіально під час засідань.

12. Рішення вважається прийнятим, якщо за нього проголосувало більше половини присутніх членів виконавчого комітету.

13. Прийняті рішення підписуються міським головою.

14. Якщо зміст проекту рішення, включеного до порядку денного, не розглядається, то в протоколі засідання виконавчого комітету робиться запис – ”Рішення знято з розгляду”. Загальний відділ виконавчого комітету готує відповідний витяг з протоколу засідання виконавчого комітету і направляє його розробнику проекту або фізичній особі – заявнику, чиє звернення було відображене в змісті проекту рішення.

15. Якщо в процесі обговорення документу надійшли і були затверджені зміни до тексту проекту рішення, то повний текст проголосованих і прийнятих змін відображається в протоколі засідання, які потім переносяться в оригінал рішення виконавчого комітету.

16. Рішення, до яких у ході обговорення були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом двох днів після засідання остаточно редагуються відповідними посадовими особами і через керуючого справами виконавчого комітету подаються на підпис міському голові.

17. Доопрацювання рішень проводиться виконавцем протягом двох робочих днів після засідання виконкому і після підписання передаються до загального відділу.

18. Додатки до рішень підписуються керуючим справами.

19. Підписані рішення протягом п’яти робочих днів нумеруються начальником загального відділу у автоматизованій системі діловодства «БінгоОфіс» розділ «Рішення виконкому» (при цьому використовується суцільна нумерація). Загальний відділ виготовляє копії рішень та формує справи.

20. Завірені копії рішень розсилаються загальним відділом виконавчого комітету згідно з реєстром розсилки, підписаним посадовою особою, що готувала проект рішення. Всі копії видаються під розпис про що ставиться відмітка у спеціальному журналі видачі копій. Загальний відділ здійснює публікацію на сайті міської ради рішень виконкому. Відповідальність за передачу рішень виконкому для оприлюднення на сайті міської ради несе начальник загального відділу.

21. Протокол засідання виконавчого комітету підписується міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в  Україні», заступником міського голови.

Розділ 7

§ 1. Організація роботи з документами в апараті виконавчого комітету

1. Організація роботи з документами здійснюється відповідно до «Інструкції з питань діловодства в Куп’янській міській раді та її виконавчих органах», затвердженої рішенням виконкому, відповідно до даного регламенту.

2. Реєстрація документів та організація контролю за їх виконанням в апараті виконавчого комітету міської ради здійснюється за допомогою автоматизованої системи діловодства «БінгоОфіс».

3. Приймання документів ( листів, інформацій, довідок тощо) здійснюється у загальному відділі виконкому з 8 до 14 години, реєстрація і передача на підпис міському голові, його заступникам здійснюється з 15 до 16 години. Реєстрація документів, які повертає міський голова після розгляду, здійснюється з 8.30 до 10 години.

4. Документи з терміновим строком виконання, адресовані міському голові, після їх реєстрації, негайно передаються начальником загального відділу міському голові для розгляду, а у випадку його відсутності – заступнику міського голови або керуючому справами.

5. Відповідальність за організацію виконання документів несуть заступники міського голови, згідно до розподілу обов’язків, начальники управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, керівники підприємств комунальної власності.

§ 2. Підготовка й видання розпоряджень міського голови

1. Міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження, а за його відсутності розпорядження видає виконуючий обов’язки міського голови.

2. Проекти розпоряджень міського голови готуються управліннями, відділами виконавчого комітету та іншими виконавчими органами міської ради та візуються юридичним відділом виконкому, начальником структурного підрозділу, а при необхідності, заступником міського голови, який за розподілом обов’язків відповідає за порушене питання.

3. Проекти розпоряджень направляються до юридичного відділу для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству. Проекти розпоряджень візуються посадовою особою юридичного відділу. Проекти розпоряджень, які суперечать чинному законодавству, повертаються автору проекту керуючим справами виконавчого комітету із зазначенням мотивів повернення на доопрацювання.

4. Проекти розпоряджень у розпорядчій частині повинні обов’язково містити пункти, що передбачають:

- конкретні завдання виконавцям із зазначенням остаточних термінів їх виконання; при тривалих термінах виконання - із зазначенням попередніх контрольних строків;

- точні назви організацій – виконавців розпорядження;

- доручення про контроль відповідним виконавцям із зазначенням строків надання попередньої інформації про хід виконання та остаточної інформації для вирішення питання про зняття розпорядження з контролю.

5. У випадку, якщо організація виконання розпорядження покладена одночасно на декількох осіб, необхідно зазначати одного – відповідального за організацію виконання розпорядження в цілому, а також виконавців кожного із пунктів доручень, що містяться в розпорядженні.

6. Проект розпорядження вважається підготовленим після отримання узгодження та візування. Подання проектів розпоряджень міського голови без попереднього розгляду юридичним відділом не допускається.

7. При наявності розбіжностей з боку посадових осіб, які погоджують проект, до проекту розпорядження додаються письмові висновки з їх обґрунтуванням та пропозиції відповідних посадових осіб. Заступник міського голови, якому підпорядкований підрозділ, розглядає висновки та приймає остаточне рішення відносно розбіжностей.

8. Підготовлені та завізовані усіма керівниками відповідних виконавчих органів міської ради та міських служб проекти розпоряджень міського голови разом із реєстром розсилки, підписаним виконавцем, надаються керуючому справами виконкому для перевірки та передачі на підпис міському голові.

9. Забороняється інша процедура підготовки розпорядчих документів.

10. Додатки до розпоряджень підписуються керуючим справами до підписання розпорядження міським головою.

11. Після підписання розпорядження загальний відділ виконавчого комітету у дводенний термін реєструє його та направляє завірену копію виконавцю.

§ 3.  Підготовка проектів рішень виконавчого комітету міської ради.

1. Текст проекту рішення виконавчого комітету міської ради повинен бути стислим, суть документа мусить бути викладена чітко і виключати можливість подвійного тлумачення.

2. Проекти рішень складаються із вступної частини, у якій констатується стан питання, що розглядається та розпорядчої частини в якій обов’язково повинні міститись пункти, що передбачають:

3. конкретні завдання виконавцям із зазначенням остаточних термінів їх виконання; при тривалих термінах виконання -  із зазначенням проміжних контрольних строків;

4. точні назви організацій – виконавців;

5. доручення про контроль відповідним виконавцям із зазначенням строків надання попередньої інформації про хід виконання та остаточної інформації для вирішення питання про зняття з контролю.

6. У випадку, якщо організація виконання рішення покладена одночасно на декількох виконавців, необхідно зазначати одного – відповідального за організацію виконання рішення в цілому, а також виконавців кожного із пунктів доручень, що містяться в рішенні.

7. Якщо рішення, що приймається, скасовує дію рішення, раніше прийнятого з цього питання, воно повинно містити пункт про визнання попереднього рішення таким, що втратило чинність.

8. У випадку виконання, раніше прийнятого рішення, до проекту рішення, що приймається, вноситься пропозиція про зняття його з контролю як виконаного.

9. Проекти рішень направляються до юридичного відділу для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству. Проекти рішень візуються начальником юридичного відділу чи посадовою особою юридичного відділу.

10. Проекти рішень, які суперечать чинному законодавству, повертаються виконавцю проекту із зазначенням мотивів для доопрацювання. Подання проектів рішень для розгляду на засіданні виконавчого комітету без попереднього розгляду юридичним відділом не допускається. Проекти рішень із зауваженнями юридичного  виносяться на засідання виконавчого комітету після попереднього розгляду їх міським головою або заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.

11. Проекти рішень з питань, що включені до плану роботи виконавчого комітету повинні обов’язково візуватися заступниками міського голови, керуючим справами.

12. Проекти рішень виконавчого комітету з необхідними візами, а також додатки до них (довідки, доповідні записки, заходи, листи - погодження та розсилки) не пізніше ніж за 4 дні до засідання передаються до загального відділу виконавчого комітету

13. При наявності розбіжностей з боку посадових осіб, які погоджують проект, до проекту рішення виконавчого комітету додаються письмові висновки з їх обґрунтуванням та пропозиції відповідних посадових осіб. Заступник міського голови, якому підпорядкований підрозділ, розглядає висновки та приймає остаточне рішення відносно розбіжностей.

14. Якщо з будь-якого питання, що виноситься на засідання виконавчого комітету, матеріали не надійшли до керуючого справами виконавчого комітету до встановленого терміну, це питання в порядок денний може бути включене лише за погодженням з міським головою, яке відображається як відповідна віза на тексті проекту рішення.

15. Розсилка копій рішень здійснюється загальним відділом виконавчого комітету згідно зі списками розсилки, наданими посадовими особами, що готували проекти рішень.

Розділ 8.

Організація виконання та контроль за виконанням розпорядчих документів, доручень

міського голови посадовими особами виконавчого комітету, керівниками виконавчих органів міської ради, контроль за виконанням службових документів та звернень громадян, підприємств, установ та організацій

 

§ 1. Загальні положення

1. Виконання документів органів виконавчої влади, рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, доручень міського голови, секретаря ради, заступників міського голови, керуючого справами покладається на посадових осіб, які зазначені в документі.

2. Необхідність взяття на контроль документа, який надійшов до виконавчого комітету, визначає міський голова, заступники міського голови або керуючий справами.

3. Контроль за ходом виконання здійснюється загальним відділом виконавчого комітету шляхом:

  1. обліку завдань, реалізація яких передбачена актами законодавства, наказами і дорученнями керівництва, контроль за виконанням яких покладено на відповідні підрозділи;
  2. перевірки стану виконання структурними підрозділами контрольних документів;
  3. забезпечення своєчасного надходження інформаційних, довідкових та інших матеріалів від структурних підрозділів;
  4. систематичної підготовки структурними підрозділами інформаційних матеріалів щодо строків виконання вимог актів законодавства;
  5. підготовки аналітичних та інформаційних матеріалів для керівництва виконавчого комітету про хід виконання актів законодавства, наказів і доручень керівництва, внесення пропозицій керівнику виконавчого комітету про притягнення до відповідальності працівників структурних підрозділів, що належать до сфери його управління, за їх невиконання або неналежне виконання;
  6. запровадження періодичного моніторингу.

4. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених у  документах доручень, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, доповідаються виконавцями міському голові або його заступникам (відповідно до функціональних обов’язків). З матеріалів, що містять відомості про неможливість своєчасного чи повного виконання завдань, міський голова або його заступники (відповідно до функціональних обов’язків) надають доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.

5. Відповідальність за організацію та стан контролю за виконанням документів несуть заступники міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

6. Якщо контроль за виконанням документа покладено на декількох осіб або виконання документа доручено декільком виконавцям, то координація роботи по виконанню документа здійснюється особою, зазначеною у документі чи резолюції першою, у випадках, коли документом або резолюцією не обумовлено інше. Така особа вважається головним виконавцем документа, їй надається право уточнення завдання (доручення) чи резолюції, скликання співвиконавців, підписання відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів або інформація про виконання документів, що передаються міському голові або його заступникам.

7. Контроль за строками виконання документів і доручень відповідно до функціональних обов’язків здійснює загальний відділ.

§ 2. Організація контролю за виконанням рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови

1. Організація виконання рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови здійснюється заступниками міського голови та іншими посадовими особами виконавчого комітету міської ради у відповідності до функціональних обов’язків.

2. Безпосередній виконавець доручення по рішенню виконавчого комітету або розпорядженню міського голови забезпечує його виконання. Про хід та результати він інформує посадову особу, на яку відповідним документом покладена організація виконання даного рішення виконавчого комітету або розпорядження міського голови в цілому та загальний відділ виконавчого комітету міської ради.

3. Посадова особа, на яку відповідним документом покладена організація його виконання в цілому, готує підсумкову інформацію, доповідає міському голові про повноту його виконання і з резолюцією міського голови направляє до загального відділу виконавчого комітету  міської ради для зняття з контролю.

4. Рішення виконавчого комітету міської ради вважається виконаним, якщо вирішені всі питання, поставлені в ньому, та підготовлена й надіслана на ім’я міського голови підсумкова інформація за підписом керівника, на якого покладена організація виконання рішення в цілому. Копія з візою міського голови направляється виконавцем до загального відділу  виконавчого комітету міської ради для включення у зведену інформацію.

5. Розпорядження міського голови вважаються виконаними, якщо вирішені всі питання, поставлені в ньому, та підготовлена і направлена на ім’я міського голови повна інформація (довідка) про виконання за підписом посадової особи, на яку покладається організація його виконання в цілому.

6. На контроль беруться рішення виконавчого комітету міської ради та розпорядження міського голови, по яких зазначені конкретні строки виконання та конкретні виконавці доручень. Контроль здійснюється з використанням автоматизованої системи діловодства «БінгоОфіс» розділ «Контроль».

7. Допускається надання виконавцю контрольної картки по прийнятих рішеннях виконавчого комітету міської ради або виданих розпорядженнях міського голови, яка відсилається за підписом начальника загального відділу. Контрольна картка із заповненим звітом повинна бути повернута до загального відділу не пізніше, ніж через два дні після закінчення строку виконання конкретного доручення.

8. Рішення виконавчого комітету міської ради знімається з контролю після його виконання.

9. Виконані розпорядження міського голови знімаються з контролю загальним відділом виконавчого комітету міської ради після надання до нього повної інформації про виконання за підписом посадової особи, на яку покладається організація його виконання в цілому та наявності відповідної резолюції міського голови, а в разі його відсутності – першого заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради – «До справи» або «Зняти з контролю».

10. Зняття з контролю рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови або його пунктів не означає припинення його дії.

11. При несвоєчасному виконанні документа виконавець разом з інформацією надає пояснення про причини порушення строків виконання.

12. Хід виконання рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови при необхідності розглядається на апаратних нарадах та заслуховується на засіданні виконавчого комітету міської ради.

§ 3. Організація контролю за виконанням службових документів та звернень підприємств, установ та організацій

1. Кореспонденція, що надходить на адресу міського голови (в тому числі доповідні записки посадових осіб органів місцевого самоврядування), міської ради, виконавчого комітету міської ради, проходить попередній розгляд та реєстрацію у загальному відділі.

2. Міському голові на розгляд передаються документи вищих органів, документи на його ім’я та інші документи.

3. Після попереднього розгляду документи реєструються шляхом введення інформації в комп’ютер .

4. Окрема категорія документів проходить через службове приміщення в якому в неробочий час зберігаються секретні документи. Порядок їх обліку й руху визначається відповідними нормативними актами.

5. Документи з резолюціями міського голови, заступників міського голови, керуючого справами у термін не більше трьох днів з моменту надходження у загальний відділ направляються виконавцям і беруться на контроль для забезпечення їх виконання в зазначені в документі або резолюції строки.

6. Документи без установлених строків виконуються протягом 30 календарних  днів з дати їх реєстрації у загальному відділі.

7. Відповідальність за своєчасне та правильне виконання документів несуть посадові особи, зазначені в резолюціях, а також безпосередні виконавці.

8. У випадках, коли зазначено декількох виконавців, відповідальною є особа, зазначена у резолюції першою. Вона готує письмову відповідь на всі поставлені у зверненні питання. Інші виконавці беруть участь у підготовці відповіді в робочому порядку та надають свої відповіді особі, зазначеній у резолюції першою, не пізніше, ніж за п’ять календарних днів до указаного в резолюції терміну.

9. Після виконання вимог резолюції виконавець доповідає про результати та подає на затвердження відповідні матеріали (проекти рішень, розпоряджень, планів заходів, доповідні записки, довідки, листи, тощо) керівнику, який наклав резолюцію.

10. Виконані документи повертаються до загального відділу.

11. Відправлення рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови та іншої вихідної кореспонденції проводиться тільки через загальний відділ.

12. Якщо документ з об’єктивних причин не може бути своєчасно виконаним, то не пізніше, ніж за три календарні дні до закінчення терміну виконання, виконавець повинен повідомити про це  особу, що наклала резолюцію, і має право звернуться за отриманням дозволу про продовження терміну виконання.

13. При отриманні такого дозволу виконавець передає до загального відділу відповідний документ для встановлення нового терміну контролю та обов’язково повідомляє про прийняте рішення організацію, яка звернулась.

14. Вихідні документи реєструються в автоматизованій системі діловодства «БінгоОфіс»в розділі «Вихідна пошта».

15. Розгляд звернень підприємств, установ та організацій вважається закінченим після того, коли питання вирішене по суті, а заявнику дана відповідь про результати або подано роз’яснення щодо порядку вирішення.

16. Загальний відділ здійснює контроль за своєчасним і повним розглядом усіх документів, що надходять, і проводить перевірки стану справ щодо їх вирішення на підприємствах, в установах та організаціях комунальної власності міста і надає необхідну практичну та методичну допомогу.

17. Службові документи знімаються з контролю після надання до загального відділу довідки відповідно до резолюції або копії відповіді.

§ 4.  Організація контролю за виконанням доручень міського голови, заступників міського голови, керуючого справами, протокольні доручення службових нарад

1. За підсумками апаратних нарад готується розпорядження міського голови. Після підписання розпорядження останнє доводиться до  відома виконавців протягом 1-2 днів.

2. У відповідності до рішень, прийнятих на нараді, загальний відділ у дводенний термін доопрацьовує протокол і направляє його виконавцям.

3. Виконавець організовує виконання розпорядження міського голови  і за його результатами готує інформацію на ім’я міського голови. При несвоєчасному виконанні розпорядження  посадовими особами  виконавець разом з інформацією надає пояснення про причини порушення строків виконання. Дані про хід виконання доручень можуть бути одержані і шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки відповідного виконавчого органу міської ради.

4. Доручення міського голови та посадових осіб, протокольні доручення службових нарад вважаються виконаними лише тоді, коли поставлені в них питання вирішені по суті.

5. Якщо при виконанні розпорядження міського голови відповідь підготовлена письмово, то окрему довідку про виконання контрольного документа можна не складати, при цьому підставою для зняття з контролю цього документа є підписана відповідь.

6. Якщо виконавець особисто доповів міському голові про результати виконання розпорядження, то за згодою міського голови на документі робиться запис: «До справи» та ставиться дата зняття документу з контролю.

7. Контроль за виконанням розпоряджень міського голови (у тому числі по робочим зустрічам) посадовими особами   здійснюється загальним відділом.

8. На контроль беруться прийняті  розпорядження міського голови, в яких зазначені конкретні строки виконання та конкретні виконавці доручень.    

9. Інформація про виконання доручень надається щоп’ятниці керуючому справами.

Розділ 9.

Порядок підготовки та проведення нарад у міського голови

1. Наради у міського голови проводяться:

  1. щопонеділка о 8.30 годині з питань діяльності виконавчих органів ради з начальниками управлінь, відділів та служб міської ради та виконавчого комітету  відповідно до робочого плану;
  2. щопонеділка о 15.00 годині з питань життєдіяльності міста з керівниками комунальних служб;
  3. щомісячно нарада з уповноваженими виконавчого комітету з питань взаємодії з органами місцевого самоврядування, правоохоронними органами.

Розділ 10.

Підготовка й проведення нарад, семінарів та інших заходів у апараті ради, апараті виконавчого комітету Куп’янської міської ради

1. Наради, семінари та інші заходи в апараті виконавчого комітету Куп’янської міської ради проводяться у відповідності до планів роботи або за розпорядженням міського голови.

2. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення, оповіщення учасників проводить підрозділ, що відповідає за підготовку заходу.

3. Підрозділ, що відповідає за підготовку заходу, готує протокол його проведення, узгоджує з зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження міському голові.

Розділ 11

Робота з кадрами у апараті міської ради та її виконавчому комітеті, виконавчих органах міської ради

Робота з кадрами в апараті міської ради та її виконавчому комітеті, виконавчих органах міської ради здійснюється у відповідності з Законами України та іншими нормативними документами затвердженими міською радою та її виконавчим комітетом.

Координацію роботи з кадрами здійснює керуючий справами та загальний відділ виконавчого комітету міської ради.

§ 1. Прийом на роботу та звільнення з роботи

  1. Прийом посадових осіб, службовців та обслуговуючого персоналу  до  виконавчих органів міської ради здійснюється на підставі Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Кодексу законів про працю України.
  2. Відповідно до ст.10 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування» прийняття на посади керівників відділів, управлінь та інших працівників органів місцевого самоврядування (крім секретаря міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради) здійснюється шляхом призначення міським головою на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України. У разі необхідності, за згодою сторін, посадова особа місцевого самоврядування може бути переведена на рівноцінну посаду або посаду радника чи консультанта міського голови без конкурсного відбору.
  3. Прийняття на посади заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючого справами виконавчого комітету міської ради здійснюється шляхом затвердження на сесії міської ради за поданням міського голови.
  4. Конкурсний відбір на заміщення вакантних посад проводиться із забезпеченням конституційного права (рівного доступу) громадян України на службу в органах місцевого самоврядування згідно Положення про порядок проведення конкурсу та конкурсну комісію на заміщення вакантних посад в Куп’янській міській раді та її структурних підрозділах.
  5. Конкурсна комісія на заміщення вакантних посад утворюється та затверджується розпорядженням міського голови. До складу комісії включаються представники кадрової та юридичної служб, а також представники окремих структурних підрозділів міської ради.
  6. За підсумками конкурсу на заміщення вакантних посад голова комісії подає на розгляд міського голови пропозиції щодо затвердження та призначення на посаду переможця конкурсу про що готується відповідне розпорядження.
  7. Конкурсанти, які за підсумками конкурсу успішно склали іспити але не були призначені на посаду, можуть бути зараховані до кадрового резерву (за їх згодою) та протягом року прийняті на рівнозначну або нижчу вакантну посаду без повторної участі в конкурсі.
  8. На підставі рішення конкурсної комісії, щодо визначення переможця конкурсу, міський голова приймає рішення про укладання з ним трудового договору.
  9. Прийом та звільнення інших працівників (обслуговуючого персоналу) здійснюється міським головою у відповідності з діючим законодавством.
  10. Призначеному на посаду працівнику видається службове посвідчення, яке вилучається при його звільненні.

§ 2. Порядок стажування, роботи з резервом кадрів, присвоєння рангів

  1. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посад у виконавчих органах Куп’янської міської ради, призначення на які здійснюється міським головою, може проводитись їх стажування терміном до двох місяців. Стажування осіб, які претендують на відповідну посаду посадової особи місцевого самоврядування, здійснюється у відповідності до порядку, визначеному «Положенням про порядок стажування у державних органах», затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 01.12.1994 року № 804 та Положенням про порядок стажування (практики) у виконавчих органах Куп’янської міської ради затвердженим рішенням сесії Куп’янської міської ради від 16.05.2008 № 750-V.
  2. Відбір кандидата на стажування проводиться з ініціативи відповідного структурного підрозділу Куп’янської міської ради, де має відбутися стажування. При цьому необхідна письмова заява самого стажиста, згода керівника за місцем його основної роботи та міського голови.
  3. Працівники, які досягли встановленого Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування», граничного віку, до стажування не залучаються. Зарахування на стажування, терміни та зміни порядку його проходження оформлюються розпорядженням міського голови.
  4. Особа, яка не є посадовою особою місцевого самоврядування, після успішного закінчення стажування, при прийнятті на службу в виконавчі органи Куп’янської міської ради, проходить конкурс в установленому порядку.
  5. Посадова особа місцевого самоврядування, після успішного закінчення стажування, може бути переведена на вакантну посаду за розпорядженням міського голови без конкурсного відбору або зарахована до кадрового резерву.
  6. Робота з резервом кадрів здійснюється у відповідності з Положенням про порядок формування та ведення кадрового резерву посадових осіб Куп’янської міської ради, затвердженим рішенням сесії Куп’янської міської ради від 07.03.2008 року № 690-V.
  7. Присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування здійснюється у відповідності з Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування», за розпорядженням міського голови.
  8. Укладення, переукладення і продовження дії контрактів з керівниками підприємств, установ та організацій, що перебувають у комунальній власності територіальної громади міста, здійснюється у порядку, що визначається ст. 65 Господарського кодексу України, статутом підприємства та Положенням про порядок підготовки, розгляду, погодження та підписання контрактів з керівниками підприємств, організацій та установ, що належать до комунальної власності Куп’янської міської ради, затвердженим рішенням ХІІ сесії Куп’янської міської ради V скликання від 04.04.2007 року № 344-V.
  9. Оформлення і передача документів в Пенсійний фонд для призначення пенсій працівникам виконавчого комітету Куп’янської міської ради здійснюється загальним відділом виконавчого комітету міської ради, а саме посадовою особою, відповідальною за кадрову роботу, відділом бухгалтерського обліку та звітності виконавчого комітету  міської ради
  10. Направлення посадових осіб місцевого самоврядування на навчання та на курси підвищення кваліфікації до Харківського регіонального інституту державного управління НАДУ при Президентові України здійснюється загальним відділом виконавчого комітету за поданням керівників управлінь, відділів та інших служб.

Розділ 12

Порядок оформлення відряджень і надання відпусток

  1. Направлення у відрядження заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря міської ради, керуючого справами, керівників управлінь міської ради, працівників апарату міської ради, її виконавчого комітету здійснює міський голова своїм розпорядженням, а під час його відсутності – особа, яка виконує обов’язки на даний період.
  2. В розпорядчому документі зазначається пункт призначення, найменування організації, до якої відряджається працівник, термін і цілі відрядження.
  3. Підставою для відрядження є запрошення, виклик вищих органів виконавчої влади або доповідна записка керівника виконавчого органу міської ради, яка з резолюцією міського голови надається до загального відділу не пізніше, ніж за один день до дати відрядження.
  4. Після повернення з відрядження працівники звітують перед своїми безпосередніми керівниками про виконання завдання у письмовій або усній формі. На основі відповідних документів відділ бухгалтерського обліку та звітності виконавчого комітету в установленому порядку відшкодовує працівникам витрати, пов’язані з перебуванням у відрядженні.
  5. Надання щорічних та додаткових відпусток здійснюється на підставі КЗпП України, Законів України «Про відпустки», «Про службу в органах місцевого самоврядування».
  6. Чергові відпустки надаються згідно з графіками відпусток. Графік відпусток працівників апарату міської ради та її виконавчого комітету, керівників виконавчих органів міської ради готується загальним відділом і затверджується міським головою. Графік повинен відображати термін знаходження у відпустці посадової особи відповідно до вислуги років.
  7. Міський голова видає розпорядження про своє відбуття у відпустку.
  8. Відпустки заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарю міської ради, керуючому справами, керівникам виконавчих органів міської ради надає міський голова. Відпустка керівникам управлінь міської ради надається на підставі заяви, завізованої профільним заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, яка не пізніше, як за 5 днів до початку відпустки надається на ім’я міського голови. Заяви працівників апарату виконавчого комітету погоджує керуючий справами виконавчого комітету.
  9. Відпустка оформлюється розпорядженням міського голови.
  10. Контроль за дотриманням графіку відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює загальний відділ виконавчого комітету міської ради.
  11. Питання про відпустки та відрядження керівників підприємств, установ та організацій, що знаходяться у комунальній власності територіальної громади міста, вирішуються міським головою за погодженням заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради згідно розподілу обов’язків.

Розділ 13

Робота з нагородними документами

Відзначення Подякою міського голови, Почесною грамотою та Грамотою виконавчого  комітету здійснюється у відповідності до «Положення про відзнаки виконавчого комітету Куп’янської міської ради» та «Порядку подання матеріалів для розгляду на нагородження відзнаками виконавчого комітету» та міської Програми щодо відзначення ювілейних та пам’ятних дат.

Розділ 14

Організація взаємодії виконавчих органів міської ради з органами виконавчої влади всіх рівнів, підприємствами, установами, організаціями міста та органами самоорганізації населення

Взаємодія виконавчих органів міської ради з центральними та місцевими органами виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності здійснюється згідно з Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими нормативно-правовими актами України. Вона здійснюється міським головою, секретарем ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами, начальниками управлінь, відділів виконавчого комітету та іншими виконавчими органами міської ради, на відповідних рівнях згідно функціональних обов’язків, шляхом визначення завдань, погодження планів, програм і дій, обміну оперативною, управлінською інформацією, проведення спільних нарад та інших заходів.

§ 1. Порядок інформування органів виконавчої влади та населення міста про найважливіші події суспільно-політичного, соціально-економічного та культурного життя міста      

  1. Потреба в об’єктивній оцінці реальної ситуації в місті, створенні необхідних умов для здійснення управління нею, прийнятті виконавчим комітетом відповідних рішень, а також в оперативному інформуванні вищих органів виконавчої влади та територіальної громади міста Куп’янська забезпечується системою інформування. Організація роботи системи інформування покладається на загальний відділ виконавчого комітету.
  2. Згідно з Указом Президента України «Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади», Законом України «Про доступ до публічної інформації» діє сайт м. Куп’янська в Інтернеті, адреса:
  3. http://www.kupyansk-rada.gov.ua, адреса електронної пошти Куп’янської міської ради – info@kupyansk-rada.gov.ua
  4. Згідно з Указом Президента України «Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади», Законом України « Про доступ до публічної інформації» інформація про діяльність виконавчих органів міської ради, виконання програм, планів, про зміст чинних та скасованих нормативних актів, про економічний розвиток підприємств міста та інвестиційні пропозиції міста в цілому обов’язково формується та  розміщується на Веб-сторінці загальним  відділом виконавчого комітету.
  5. З метою інформування територіальної громади про діяльність виконавчого комітету, вдосконалення та прозорості роботи виконавчого комітету, розпорядження, видані міським головою, що стосуються інтересів громади, доводяться до відома населення через засоби масової інформації. З актуальних питань суспільно-політичного, соціально-економічного та культурного життя міста та країни організовуються брифінги, прес-конференції, засідання «круглих столів», «прямий телефонний зв’язок», виступи по телебаченню та на радіо у прямому ефірі чи в запису за участю міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, начальників управлінь, тощо.

§ 2. Організація роботи з квартальними комітетами

  1. За роботу з органами самоорганізації населення (квартальні комітети) відповідають керуючий справами,  загальний та організаційний відділ виконавчого комітету відповідно до своїх повноважень.
  2. Керуючий справами виконавчого комітету здійснює загальний  контроль за дотриманням законодавства керівним складом органів самоорганізації населення (квартальні комітети).
  3. Загальний  та організаційний відділи  виконавчого комітету надають допомогу в організації проведення зборів (конференцій) мешканців за місцем проживання по ініціюванню створення органу самоорганізації населення (квартального комітету, комітету) та звітно-виборчих зборів.
  4. Загальний відділ виконавчого комітету надає методичну допомогу в оформленні довідок з місця проживання, характеристик, актів, забезпечує бланками довідок.

Розділ 15

Робота з пропозиціями, заявами та скаргами, організація особистого прийому громадян

  1. Робота з пропозиціями, заявами та скаргами, організація особистого прийому громадян у виконавчому комітеті Куп’янської міської ради здійснюється у відповідності до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 7 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування ”, Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348, Настановою з якості Куп’янської міської ради. Пропозиції, заяви, скарги громадян реєструються у загальному відділі виконавчого комітету за допомогою автоматизованої системи діловодства «БінгоОфіс» в розділі «Звернення громадян».
  2. Працівники загального  відділу попередньо розглядають звернення громадян, що надійшли, та направляють їх, згідно резолюції міського голови або його заступників для розгляду та подальшого вирішення керівникам структурних підрозділів міської ради, виконавчого комітету та іншим виконавчим органам відповідно до їх компетенції з установленням конкретних термінів надання інформації про прийняття заходів.
  3. Реєстрація, організація виконання та контроль за депутатськими запитами та депутатськими зверненнями від депутатів усіх рівнів відбувається в організаційному відділі виконавчого комітету Куп’янської міської ради в порядок, встановлений чинним законодавством.
  4. Заяви та скарги громадян вирішуються в термін не більше одного місяця з дня надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення та перевірки, невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Інформаційні запити від населення, підприємств, організацій та установ вирішуються протягом п’яти робочих днів.
  5. У тих випадках, коли для вирішення звернення, яке надійшло, необхідно мати додатковий час, строки можуть бути продовжені міським головою, заступником міського голови, який має право підпису під час відсутності міського голови, за клопотанням особи, яка розглядає заяву, скаргу, чи пропозицію, про що дана особа повідомляє заявника. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів. Для додаткового вирішення питань порушених в інформаційних запитах - 20 днів. На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого законом.
  6. Особистий прийом громадян проводиться міським головою, секретарем ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, відповідно до графіка прийому, затвердженого розпорядженням міського голови та згідно з «Порядком організації та проведення особистого прийому громадян міським головою» затвердженим рішенням виконавчого комітету від 16.02.2011 № 48.
  7. Запис на прийом громадян і роз’яснювальна робота з ними проводиться  спеціалістом загального відділу з 09.00 до 16.00 годин з понеділка по четвер, крім загальних вихідних , святкових днів та  п’ятниці – технічний день.
  8. Вирішення усних звернень громадян проводиться, як правило, під час прийому.
  9. У випадку необхідності отримання додаткових даних керівник, який веде особистий прийом, дає доручення відповідальній посадовій особі про їх отримання та підготовку відповіді по суті заявнику.
  10. Безпосередній контроль за виконанням доручень, наданих під час прийому громадян, здійснюється спеціалістом  загального відділу виконавчого комітету, на якого покладені обов’язки ведення прийому.
  11. Розгляд звернень громадян вважається закінченим після того, якщо питання вирішене по суті, а заявнику дана відповідь про результати або подано роз’яснення щодо порядку вирішення, в терміни, встановлені чинним законодавством.
  12. Загальний відділ здійснює контроль за своєчасним і повним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, і проводить перевірку стану справ щодо їх вирішення у виконавчих органах міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях комунальної власності міста і надає необхідну практичну та методичну допомогу.

Розділ 16

Виготовлення і тиражування документів

Виготовлення і тиражування  документів у апараті виконавчого комітету, в виконавчих органах ради виконуються відповідно до «Інструкції з діловодства в Куп’янській міській раді та її виконавчих органах», затвердженої рішенням виконавчого комітету міської ради та вимогами даного регламенту.

Розділ 17

Організація чергувань у виконавчому комітеті міської ради

  1. Чергування у виконавчому комітеті міської ради здійснюється щоденно з 17.00 години вечора до 8.00 години ранку для координації роботи служб міста, які забезпечують життєдіяльність міста та оперативного вирішення питань .
  2. У вихідні та святкові дні чергування здійснюється цілодобово.
  3. Відповідальний черговий в день чергування повинен:
  • систематично підтримувати зв’язок з диспетчерськими службами міста та житлово-комунальними підприємствами;
  • у разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, відповідальний черговий негайно повинен повідомити про це міського голову, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до функціональних обов’язків;
  • координувати взаємодію всіх підрозділів та спеціальних служб міста при ліквідації наслідків надзвичайних або аварійних ситуацій;
  • після закінчення чергування відповідальний черговий надає інформацію про результати свого чергування на ім’я міського голови та заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до функціональних обов’язків.

Розділ 17

Матеріально – технічне забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради та пропускний режим

  1. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради проводиться керуючим справами виконавчого комітету та відділом бухгалтерського обліку та звітності.
  2. Керуючий справами здійснює заходи для утримання в належному стані приміщення будинку, придбання та ремонт меблів, обладнання, оргтехніки, телефонного зв’язку, тощо.
  3. Забезпечення працівників канцелярським приладдям та папером здійснюється завідуючим господарством.
  4. Вільний вхід у приміщення виконавчого комітету міської ради здійснюється з 8 до 17 години. У неробочий час (під час перерви з 12-00 до 12-45, а також з 17-00 до 8-00), у вихідні та святкові дні  вхід сторонніх осіб обмежується.
  5. Винесення майна з будівлі, його перенесення з однієї робочої кімнати в іншу проводиться лише за дозволом керуючого справами.
  6. Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники несуть відповідальність за збереження, правильність користування закріпленим майном. При звільненні з роботи здають його завідуючому господарством.
  7. Куріння в робочих кімнатах приміщень виконавчого комітету міської ради забороняється.
Дата публікації: 15:47 04.02.2016
Міський голова

Войтюк Олег Вікторович

Куп'янський міськрайонний штаб з питань координації дій щодо тимчасового перебування внутрішньо переміщених осіб
Пошук
Анонс подій
18.08.2017
19.08.2017
15:00 - Свято-посвячення до молодшої танцювальної ліги танцювального колективу "Спектр" Свято-посвячення до молодшої танцювальної ліги танцювального колективу "Спектр" Організатор:Міський будинок культури Час проведення:19.08.2017 15:00 Місце проведення:Міський будинок культури, пров. Духовний, 2
16:00 - Танцювальний вечір любительського об’єднання «Веселка» Танцювальний вечір любительського об’єднання «Веселка» Організатор:Міський будинок культури Час проведення:19.08.2017 16:00 Місце проведення:Міський будинок культури, пров. Духовний, 2
21.08.2017
день - Історичний екскурс «Знатні і знані мої земляки» до Дня міста Історичний екскурс «Знатні і знані мої земляки» до Дня міста Організатор:Міська бібліотека № 1 Час проведення:21.08.2017 (протягом дня) Місце проведення:Міська бібліотека № 1, ЗОШ № 4
день - Прес–інформація "За синьо–жовтим прапором свободи з`єднаємо великий наш народ" Прес–інформація "За синьо–жовтим прапором свободи з`єднаємо великий наш народ" Організатор:Міська бібліотека № 2 Час проведення:21.08.2017 (протягом дня) Місце проведення:Міська бібліотека № 2, ПК ім Кошелєва смт. Ківшарівка
день - Літературно–мистецька панорама «Хай буде щасливим твій вільний народ, прекрасна моя Україно!» Літературно–мистецька панорама «Хай буде щасливим твій вільний народ, прекрасна моя Україно!» Організатор:Міська бібліотека № 2 Час проведення:21.08.2017 (протягом дня) Місце проведення:Міська бібліотека № 2, ПК ім Кошелєва смт. Ківшарівка
день - Книжкова виставка «Літературне слово Куп`янщини» Книжкова виставка «Літературне слово Куп`янщини» Організатор:Міська бібліотека № 2 Час проведення:21.08.2017 (протягом дня) Місце проведення:Міська бібліотека № 2, ПК ім Кошелєва смт. Ківшарівка
день - Бесіда та книжкова висавка до дня Прапора «Під синім небом України зазолотилися хліба» Бесіда та книжкова висавка до дня Прапора «Під синім небом України зазолотилися хліба» Організатор:Міська бібліотека № 3 Час проведення:21.08.2017 (протягом дня) Місце проведення:Міська бібліотека № 3, смт. Куп'янськ-Вузловий
день - Підготовка до свята Першого дзвоника Підготовка до свята Першого дзвоника Організатор:Куп'янська дитяча музична школа № 1 Час проведення:21.08.2017 (протягом дня) Місце проведення:Куп'янська дитяча музична школа № 1
09:30 - Апаратна нарада з начальниками відділів управління культури, молоді та спорту Куп’янської міської ради Апаратна нарада з начальниками відділів управління культури, молоді та спорту Куп’янської міської ради Організатор:Лаптєв М.В.- начальник управління культури, молоді та спорту Куп’янської міської ради Час проведення:21.08.2017 09:30 Місце проведення:м. Куп’янськ, вул. 1 Травня, 6, кабінет начальника № 409
10:00 - Апаратна нарада з керівниками відділів управління фінансів Апаратна нарада з керівниками відділів управління фінансів Організатор:заступник начальника управління фінансів КМР Сітнікова ЛІ Час проведення:21.08.2017 10:00 Місце проведення:м.Куп’янськ, пр-т. Конституції (колишня вул. Леніна),буд. 3, кб.38
10:00 - Особистий прийом громадян начальником відділу освіти Пасічник С.М. Особистий прийом громадян начальником відділу освіти Пасічник С.М. Організатор:Пасічник С.М. - начальник відділу освіти Час проведення:21.08.2017 10:00 Місце проведення:Кабінет начальника відділу освіти, відділ освіти, вул. Студентська, 2
13:00 - Апаратна нарада з керівниками структурних підрозділів відділу освіти Апаратна нарада з керівниками структурних підрозділів відділу освіти Організатор:Пасічник С.М. - начальник відділу освіти Час проведення:21.08.2017 13:00 Місце проведення:Кабінет начальника відділу освіти, відділ освіти, вул. Студентська, 2
Докладніше
Стрічка подій:

16 серпня 2017 року відбулося засідання постійної комісії міської ради з соціальних та гуманітарних питань.
На засіданні було розглянуто ...

16 серпня 2017 року відбулося засідання постійної комісії міської ради з соціальних та гуманітарних питань.
На засіданні було розглянуто 4 питання порядку денного, а саме:
- про внесення змін до рішення XXIV сесії VIІ скликання Куп’янської міської ради Харківської області від 24.02.2017р. № 469 – VIІ «Про затвердження у новій редакції міської Комплексної програми розвитку гуманітарної сфери м.Куп’янська на 2016-2018 роки» (зі змінами);
- про внесення змін до рішення Куп’янської міської ради від 24.02.2017р. № 472-VII “Про затвердження комплексної програми “Здоров’я Куп’янщини” на 2017 рік у новій редакції ( зі змінами);
- про внесення змін до рішення Куп’янської міської ради № 467-VII від 24.02.2017 р. «Про затвердження Комплексної Програми соціального захисту населення м. Куп’янська на 2017 рік» (зі змінами);
- про внесення змін до рішення Куп’янської міської ради № 795-VII від 31.03.2017 р. «Про затвердження у новій редакції Програми соціальної підтримки учасників антитерористичної операції м. Куп’янська на 2017 рік та про затвердження Положення про надання одноразової матеріальної допомоги членам сімей загиблих (померлих) військовослужбовців в зоні проведення антитерористичної операції на проведення першочергового поточного ремонту власних жилих будинків та квартир» .

16 серпня 2017 року відбулося засідання постійної комісії міської ради з правових питань, боротьби з корупцією, контролю за дотриманням зако ...

16 серпня 2017 року відбулося засідання постійної комісії міської ради з правових питань, боротьби з корупцією, контролю за дотриманням законності, кадрової політики, депутатської діяльності та етики. На комісії було розглянуто питання: про присвоєння звання “Почесний громадянин міста Куп’янськ”

16.08.2017р відбулася нарада з методистами дошкільних навчальних закладів
Тема: Створення умов для забезпечення якісної доступної дошк ...

16.08.2017р відбулася нарада з методистами дошкільних навчальних закладів
Тема: Створення умов для забезпечення якісної доступної дошкільної освіти в місті.
За круглим столом обговорено питання:
- Аналіз методичної роботи з педагогічними працівниками дошкільних навчальних закладів у 2016/2017 н.р. та завдання на 2017/2018 н.р.
- Модернізація підходів до організації навчально-виховного процесу в ДНЗ, у тому числі з дітьми з особливими потребами (в групах компенсуючого типу та інклюзивних)

16 серпня відбулося інструкторсько-методичне заняття щодо організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних
...

16 серпня відбулося інструкторсько-методичне заняття щодо організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних

Ініціатором зустрічі виступив військовий комісар Харківського обласного військового комісаріату.
Представники Куп’янського об’єднаного військового комісаріату проінформували присутніх про виконання Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» та постанови Кабінету Міністрів України від 07.12.2016 року №921 «Про затвердження порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних».


15.08.2017р. звернень від горомадян на особистий прийом до начальника управління культури,молоді та спорту Лаптєва М.В. не надходило. ...

15.08.2017р. звернень від горомадян на особистий прийом до начальника управління культури,молоді та спорту Лаптєва М.В. не надходило.

15.08.2017р. звернень від громадян до управління фінансів не надходило. ...

15.08.2017р. звернень від громадян до управління фінансів не надходило.

14.08.2017 у відділі освіти проведено апаратну нараду з керівниками структурних підрозділів відділу освіти. Під час наради були обговорені п ...

14.08.2017 у відділі освіти проведено апаратну нараду з керівниками структурних підрозділів відділу освіти. Під час наради були обговорені питання підготовки до проведення міського серпневого педагогічного тижня, підготовки до співбесід з керівниками навчальних закладів міста з питання формування мережі класів (груп) та контингентів учнів (вихованців) на 2017/2018 навчальний рік.

14.08.2017р. на особистому прийомі до начальника управління праці та соціального захисту населення Куп‘янської міської ради Ягодки Н.М. звер ...

14.08.2017р. на особистому прийомі до начальника управління праці та соціального захисту населення Куп‘янської міської ради Ягодки Н.М. звернулася 1 особа з загальних питань соціального захисту. На поставлене питання надано роз‘яснення по суті.

14.08.2017 у відділі освіти проведено особистий прийом громадян начальником відділу освіти Пасічник С.М. Під час прийому до начальника відді ...

14.08.2017 у відділі освіти проведено особистий прийом громадян начальником відділу освіти Пасічник С.М. Під час прийому до начальника відділу освіти звернулась одна особа з питання організації навчання дитини за інклюзивною формою. Питання залишено на контролі відділу освіти.

14.08.2017р. проведено апаратну нараду з керівниками відділів управління фінансів. На нараді були розглянуті питання:

- перевірка ш ...

14.08.2017р. проведено апаратну нараду з керівниками відділів управління фінансів. На нараді були розглянуті питання:

- перевірка штатних розписів бюджетних установ та апарату управлінь Куп'янської міської ради, в зв'язку зі змінами штатної дисципліни;

-підготовка матеріалів по внесенню змін до бюджету м.Куп'янська на 2017 рік для затвердження на черговій сесії міської ради.


14.08.2017р. вібдулась нарада з керівниками центру дитячої та юнацької творчості, дитячо-юнацької спортивної школи під час якої були обговор ...

14.08.2017р. вібдулась нарада з керівниками центру дитячої та юнацької творчості, дитячо-юнацької спортивної школи під час якої були обговорені питання організованого початку 2017/2018 навчального року, особливості роботи закладів в новому навчальному році

14.08.2017р. о 10:00 годині начальник управління культури,молоді та спорту Лаптєв М.В. провів апаратну нараду. На апаратній нараді були роз ...

14.08.2017р. о 10:00 годині начальник управління культури,молоді та спорту Лаптєв М.В. провів апаратну нараду. На апаратній нараді були розглянуті питання щодо підготовки та проведення Дня фізичної культури і спорту. Також були розглянуті питання щодо проведення ремонтних робіт даху Палацу культури ім.В.І.Кошелєва смт.Ківшарівка.

Докладніше
Посилання
Версія для слабо- зорих