Офіційний сайт Куп’янської міської ради, міського голови, виконавчого комітету
Документи | Публічна інформація | Порядок розгляду запитів на інформацію у виконавчому комітеті та структурних підрозділах Куп’янської міської ради
Порядок розгляду запитів на інформацію у виконавчому комітеті та структурних підрозділах Куп’янської міської ради

                                                                                                                                       ЗАТВЕРДЖУЮ

МІСЬКИЙ ГОЛОВА        О.В.ВОЙТЮК

від 13.06.2016 року № 138

 

 

Порядок

 ведення діловодства з розгляду запитів на інформацію в виконавчому комітеті та структурних підрозділах

Куп’янської міської ради

 

1. Загальні положення

 

1.1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є міський голова,  Куп’янська міська рада, виконавчий комітет та структурні підрозділи  Куп’янської міської ради (далі за текстом – розпорядник);

1.2. Публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання міським головою, міською радою, виконавчим комітетом та структурними підрозділами  міської ради своїх обов'язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у їх  володінні. Публічна інформація є відкритою, крім випадків, встановлених законом;

1.3. Загальний відділ виконавчого комітету (далі – загальний відділ) є відповідальним підрозділом з питань забезпечення організації, у встановленому порядку, доступу до публічної інформації за запитами, адресованими міському голові або виконавчому комітету в цілому без зазначення конкретного адресата;

1.4. Запити, адресовані до секретаря Куп’янської міської ради, депутатів Куп’янської міської ради та запити, що надходять від депутатів інших рад, в т.ч. Верховної Ради України, розглядаються організаційним відділом виконавчого комітету міської ради згідно з затвердженим порядком;

1.5. Запити, адресовані до структурних підрозділів міської ради, розглядаються уповноваженими відділами (секторами, посадовими особами) цих структурних підрозділів згідно з затвердженими порядками та не підлягають реєстрації в загальному відділі;

1.6. Запити на інформацію подаються до загального відділу в усній, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача;

1.7. У разі подання запиту на інформацію до загального відділу інформація надається згідно з положеннями цього Порядку. У випадку подання запиту на інформацію до структурних підрозділів міської ради, її надання здійснюється згідно з порядками (положеннями), затвердженими відповідними структурними підрозділами з врахуванням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

1.8. Письмові запити на інформацію та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:

П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу  

електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі;

1.9. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу;

1.10. Повідомлення на запит, що надійшов в телефонному режимі, надсилається запитувачу на вказану поштову адресу;

1.11. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідної форми запиту на інформацію, зразок якого знаходиться в загальному відділі виконавчого комітету (додатки 1, 2) та на офіційному веб-сайті міста;

1.12. Запит на інформацію, який надходить в телефонному режимі заноситься до відповідної картки (додаток 3) та розглядається в подальшому як письмовий запит;

1.13. У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. Клопотання про термінове опрацювання запиту на інформацію має бути обґрунтованим;

1.14. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті на інформацію, несе запитувач;

1.15. Інформація на запит надається безкоштовно;

1.16. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у пп.1.8. цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін;

1.17. У задоволенні запиту також може бути відмовлено у таких випадках:

- виконавчий комітет Куп’янської міської ради не володіє і не зобов'язаний відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

- інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;

-  не дотримано вимог до складення та подання запиту на інформацію, передбачених частиною п'ятою статті 19 Закону України «Про доступ до публічної інформації», а саме не зазначено:

1.18. прізвище, ім'я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку (якщо такий є);

1.19. загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);

1.20. підпис і дату (за умови подання письмового запиту).

 

2. Процес отримання запитів на інформацію

 

2.1. Запити на інформацію приймаються в загальному відділі з понеділка по п’ятницю – з 09.00 до 17.00. Запити на інформацію не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45);

2.2. Запит може бути поданий:

  • на поштову адресу: 63701, Харківська обл., м. Куп’янськ, проспект Конституції, буд. 3 (на конверті вказувати «Публічна інформація»);
  • на офіційну електронну адресу: info@kupyansk-rada.gov.ua
  • факсом: (05742) 5 39 31

2.3. У запиті необхідно зазначити спосіб отримання інформації;

2.4. Запити на інформацію за допомогою електронної пошти приймаються на офіційну електронну адресу виконавчого комітету. Відповідальні працівники загального відділу періодично (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряють наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. Нові запити реєструються;

2.5. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», на будь-якій стадії прийому та реєстрації такого запиту загальним відділом виконавчого комітету залучають працівників юридичного відділу виконавчого комітету для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа;

2.6. Запити на інформацію, які адресовані міському голові або виконавчому комітету в цілому, у телефонному режимі приймаються та оформлюються відповідальними працівниками загального відділу виконавчого комітету за спеціально визначеними для цього номером телефону;

2.7. При зверненні із запитом на інформацію за іншими телефонами, структурні підрозділи виконавчого комітету переадресовують запитувача за телефоном загального відділу. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні запиту факсом;

2.8. Працівники загального відділу приймають запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнюють форму запиту на інформацію, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у пп. 1.8 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту (додаток 3). В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на інформацію, поданий в усній формі;

2.9. Запити на інформацію, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється секретарем керівника та невідкладно (протягом однієї години з моменту отримання) передаються до загального відділу на реєстрацію. Час передачі письмових запитів до загального відділу фіксується у відповідному журналі (додаток 4).

 

3. Процес реєстрації та обліку запитів на інформацію

 

3.1. Реєстрації підлягають усі отримані запити на інформацію. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у пп. 1.8. цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам пп. 1.8. цього Порядку, не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту;

3.2. Запити на інформацію реєструються фактичною датою надходження його до загального відділу. Запити на інформацію, які надійшли після закінчення робочого часу, реєструються датою надходження наступного робочого дня;

3.3. Реєстрація та облік запитів на інформацію, які адресовані міському голові або виконавчому комітеті в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюється працівниками загального відділу в електронній системі автоматизованого діловодства – в спеціальному журналі програмного модулю «БінгоОфіс» (реєстраційний індекс «З»);

3.4. На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у пп. 1.8. цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації;

3.5. При реєстрації в електронній системі автоматизації діловодства запити на інформацію класифікуються за:

  • статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;
  • поштовою адресою запитувача;
  • тематикою запиту;
  • способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.

3.6. При реєстрації, запити на інформацію, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном працівники загального відділу заповнюють форму запиту, яка підлягає реєстрації (додаток 3);

3.7. Для реєстрації запитів на інформацію на паперових носіях використовується реєстраційний штамп, який містить фактичну дату надходження запиту та відповідну нумерацію запиту;

3.8. На прохання заявника, який особисто подав запит на інформацію до загального відділу, відповідальний працівник проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсоткової автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в загальному відділі виконавчого комітету);

3.9. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються в архіві працівниками загального відділу протягом 2 років з дати реєстрації.

 

4. Процес розгляду запитів на інформацію

 

4.1. Первинний розгляд запитів на інформацію, які адресовані міському голові або виконавчому комітеті в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, та накладення резолюцій із дорученнями на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює безпосередньо міський голова. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою тощо) резолюцію з дорученням на підготовку проекту відповіді накладає особа, на яку покладено виконання обов’язків міського голови;

4.2. При первинному розгляді запитів на інформацію відповідальний працівник загального відділу вивчає запити, реєструє їх та передає запити на резолюцію міському голові, а в разі його відсутності особі, на яку покладені виконання обов’язків міського голови;

4.3. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту;

4.4. Працівники загального відділу не рідше ніж два рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) передають запити з резолюцією до відповідних структурних підрозділів, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд відповідним структурним підрозділам негайно відразу після накладення резолюції. Час передачі запитів фіксується у Журналі реєстрації запитів на публічну інформацію;

4.5. Відповідальні працівники структурних підрозділів міської ради невідкладно (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) отримують запити в загальному відділі виконавчого комітету. Час передачі запитів відповідальним працівниками структурних підрозділів міської ради на розгляд та підготовку відповідей запитувачам фіксується у журналі;

4.6. Відповідні структурні підрозділи міської ради розглядають запит та готують проект відповіді за підписом керівника структурного підрозділу міської ради. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) готується проект відповіді за підписом заступника керівника структурного підрозділу міської ради;

4.7. Відповідні структурні підрозділи виконавчого комітету міської ради розглядають запит та готують проект відповіді за підписом виконавця або особи, що виконує його обов’язки;

4.8. Проекти відповідей подаються виконавцем на розгляд міському голові у 2 примірниках. До проекту відповіді, у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників);

4.9. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 3 робочих днів;

4.10. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів міської ради та / або її виконавчого комітету, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації);

4.11. Підготовлений проект відповіді запитувачу, завізований керівником структурного підрозділу, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), передається до загального відділу для підписання та відправки;

4.12. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом міського голови (або особи, на яку покладеного виконання функцій під час відсутності міського голови) та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «DOC»;

4.13. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із міським головою (особою, на яку покладеного виконання функцій під час відсутності міського голови);

4.14. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ міської ради та / або виконавчого комітету, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за міського голови (особи, на яку покладеного виконання функцій під час відсутності міського голови). Зазначений лист надається до вповноваженого відділу в порядку, передбаченому в пп. 4.8.- 4.11. цього Порядку.

4.15. Керівники відповідних структурних підрозділів міської ради та виконавчого комітету несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів на інформацію згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей;

4.16. Після підписання відповіді на запит міським головою (особою, на яку покладеного виконання функцій під час відсутності міського голови) відповідь з додатками передається до загального відділу виконавчого комітету для відправлення запитувачу.

 

5. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів на інформацію

 

5.1. Начальник загального відділу здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей структурними підрозділами міської ради та виконавчого комітету;

5.2. Датою та часом фактичного виконання запиту на інформацію вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі (додаток 4) загальним відділом факту надання відповіді запитувачу (передача відповіді на відправку звичайною поштою та / або відправка відповіді електронною поштою);

5.3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді структурним підрозділом міської ради та / або виконавчого комітету відповідальні працівники загального відділу протягом одного робочого дня інформують про цей факт міського голову (особу, на яку покладеного виконання функцій під час відсутності міського голови).

 

                                                                              

Заступник міського голови -

керуючий справами                                                                                     Т.І.ЄЛЬДЖАРОВА

Переглядів: 148
Дата публікації: 13:53 16.06.2016

Центр надання
адміністративних
послуг

Пошук
Анонс подій
25.05.2018
08:00 - Свято Останнього дзвоника Свято Останнього дзвоника Організатор:Пасічник С.М. - начальник відділу освіти Час проведення:25.05.2018 08:00 Місце проведення:Заклади загальної середньої освіти міста
11:00 - Проведення засідання робочої групи з питань перевірки даних, наданих внутрішньо переміщеним особам, щодо фактичного місця проживання Проведення засідання робочої групи з питань перевірки даних, наданих внутрішньо переміщеним особам, щодо фактичного місця проживання Організатор:УПСЗН Час проведення:25.05.2018 11:00 Місце проведення:м. Куп’янськ, вул. 1 Травня, 6, каб. 217 УПСЗН
17:00 - Випускний вечір: «До побачення, школо!» Випускний вечір: «До побачення, школо!» Організатор:Учні ДМШ № 2 О.В.Кашуба Час проведення:25.05.2018 17:00 Місце проведення:Зал ДМШ № 2
26.05.2018
27.05.2018
Докладніше
Стрічка подій:

24.05.2018р. у відділі освіти проведено особистий прийом громадян начальником відділу освіти Пасічник С.М. Під час особистого прийому зверне ...

24.05.2018р. у відділі освіти проведено особистий прийом громадян начальником відділу освіти Пасічник С.М. Під час особистого прийому звернень від громадян до начальника відділу освіти не надходило.

24.05.2018р. 11:00 - 24.05.2018р. 12:00 В міській бібліотеці №3 відбувся бібліотечний урок до дня слов’янської писемності «Так з’явилися пер ...

24.05.2018р. 11:00 - 24.05.2018р. 12:00 В міській бібліотеці №3 відбувся бібліотечний урок до дня слов’янської писемності «Так з’явилися перші книги»

24.05.2018р. на базі п’яти пунктів тестування, розташованих у закладах освіти м. Куп’янськ, проведено зовнішнє незалежне оцінювання випускни ...

24.05.2018р. на базі п’яти пунктів тестування, розташованих у закладах освіти м. Куп’янськ, проведено зовнішнє незалежне оцінювання випускників 11-х класів з української мови та літератури, у якому взяли участь 100% випускників закладів загальної середньої освіти міста.

24.05.2018р. у відділі освіти проведено прийом громадян з питань влаштування дітей до закладів дошкільної освіти міста. За підсумками прийо ...

24.05.2018р. у відділі освіти проведено прийом громадян з питань влаштування дітей до закладів дошкільної освіти міста. За підсумками прийому видано 7 направлень на влаштування дітей до ДНЗ, 3 дітей поставлено на облік для подальшого влаштування.

24.05.2018р. звернень від громадян до управління праці та соціального захисту населення не надходило. ...

24.05.2018р. звернень від громадян до управління праці та соціального захисту населення не надходило.

22.05.2018р. звернень від громадян до управління фінансів не надходило. ...

22.05.2018р. звернень від громадян до управління фінансів не надходило.

22.05.2018р. І (міський) етап дитячо-юнацької військово-патріотичної гри "Сокіл"("Джура") перенесено на 23.05.2018. ...

22.05.2018р. І (міський) етап дитячо-юнацької військово-патріотичної гри "Сокіл"("Джура") перенесено на 23.05.2018.

22.05.2018р. на базі Куп’янської загальноосвітньої школи №11, Куп’янського автотранспортного коледжу проведено зовнішнє незалежне оцінювання ...

22.05.2018р. на базі Куп’янської загальноосвітньої школи №11, Куп’янського автотранспортного коледжу проведено зовнішнє незалежне оцінювання випускників 11-х класів з математики, у якому взяли участь 122 учня 11-х класів закладів загальної середньої освіти міста.

21.05.2018р. у відділі освіти проведено апаратну нараду з керівниками структурних підрозділів відділу освіти Куп’янської міської ради. Під ч ...

21.05.2018р. у відділі освіти проведено апаратну нараду з керівниками структурних підрозділів відділу освіти Куп’янської міської ради. Під час апаратної наради були обговорені питання організованого закінчення навчального року, проведення урочистостостей з нагоди свята "Останній дзвоник" та організації участі випускників у ЗНО-2018.

21.05.2018р. звернень від громадян до управління праці та соціального захисту населення не надходило. ...

21.05.2018р. звернень від громадян до управління праці та соціального захисту населення не надходило.

21.05.2018р. у кабінеті начальника відділу освіти відбулось засідання експертної комісії з призначення стипендій міського голови. ...

21.05.2018р. у кабінеті начальника відділу освіти відбулось засідання експертної комісії з призначення стипендій міського голови.

21.05.2018р. проведено особистий прийом громадян начальником відділу освіти Пасічник С.М. Під час особистого прийому звернень від громадян д ...

21.05.2018р. проведено особистий прийом громадян начальником відділу освіти Пасічник С.М. Під час особистого прийому звернень від громадян до начальника відділу освіти не надходило.

Докладніше
Посилання
Версія для слабо- зорих